Xung đột muôn thuở giữa đội Sales & Marketing: Không ra “số” là tại ai?

Đội Sales khăng khăng “Dạo này doanh số đi xuống, tôi không bán được hàng là do ông Marketing mang về toàn LEAD … lởm, gọi hoài mà khách không có nhu cầu, ò í e…“. Còn phòng Marketing: “Tôi mang về nhiều khách tiềm năng đấy chứ, nhưng ông Sales chốt quá kém nên không ra số, công sức tiền bạc đổ sông đổ bể”.

Doanh nghiệp không biết được chính xác do kỹ năng Sales kém hay do nguồn Khách hàng tiềm năng Marketing mang về chất lượng kém, còn hai bộ phận thì luôn xung đột, trong khi ngân sách đổ vào quảng cáo cực lớn và kéo dài ngày này qua tháng nọ.

Nhìn chung có 5 nguyên nhân chính khiến việc xử lý LEAD chưa hiệu quả và mâu thuẫn về chất lượng LEAD giữa Sales – Marketing:

1- Do hành vi người dùng: Khi triển khai Digital Marketing chắc chắn sẽ có tỷ lệ lệch LEAD nhất định vì yếu tố hay hành vi người dùng (do bấm nhầm, điền sai thông tin). Tỷ lệ lệch trung bình khoảng 10% – 20%.

2- Do Marketing: Marketing có trách nhiệm triển khai tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu để có LEAD đầu vào chất lượng. Nếu nội dung hoặc nhắm mục tiêu sai lệch cũng dẫn đến thu hút không đúng tập khách hàng mục tiêu (thu nhập, độ tuổi, khu vực địa lý). Đôi khi có trường hợp Marketing nói quá, khi được tư vấn hoặc tìm hiểu thêm thông tin khách hàng cảm thấy hụt hẫng vì quảng cáo và thực tế hoàn toàn khác nhau.

3. Do quy trình chăm sóc khách hàng: Khi có LEAD về team Telesale phải có quy trình chăm sóc theo thời gian thực (realtime, thời gian ngắn nhất có thể) và có quy trình GỌI LẠI cụ thể lần 2 lần 3, theo đúng quy định thời gian của quy trình chăm sóc khách hàng. Trường hợp này doanh nghiệp cần xem xét lại quy trình của mình đã chuẩn chưa hay quá rườm rà, có thể lược bỏ bớt khâu nào để đẩy nhanh tốc độ không? Có cần bổ sung điều kiện ràng buộc chăm sóc lại hoặc chuyển LEAD cho team khác không?

4. Do thiếu hệ thống quản lý LEAD: Doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý tất cả data đầu vào từ Marketing, cũng như kết quả đầu ra từ Sales để người quản lý có thể theo dõi, các nhân viên kinh doanh cũng xử lý chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian hơn tự ghi chép thủ công. Hệ thống này cần thiết để SALE phản hồi tình trạng từng LEAD từ đó giúp Marketing biết mình sai chỗ nào và đúng chỗ nào để tối ưu. Đồng thời phải thể hiện được khả năng Active của SALE trên từng LEAD từ đó Marketing cũng có thể kiểm soát ngược lại team SALE xem đã thực sự chăm sóc từng LEAD như thế nào.

5. Do bộ phận Sales: Phân định trách nhiệm giữa Marketing và Sale, nếu SALE đảm bảo chăm sóc khách hàng theo đúng thời gian quy định, đúng quy trình và đủ số lượng mà tỷ lệ Qualified LEAD hay chuyển đổi thấp thì trách nhiệm thuộc về Marketing. Ngược lại nếu Marketing đảm bảo về Qualified LEAD mà Sale làm sai quy trình, chăm sóc khách hàng chậm trễ, tỷ lệ chốt đơn thấp thì trách nhiệm đó thuộc về SALE.

Đâu là hướng giải quyết?

Để 2 team này có thể phối hợp làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, cần có bảng thỏa thuận cam kết KPI giữa 2 team để tự vận hành và thúc đẩy nhau, mọi thứ đều minh bạch, rõ ràng. Thứ hai, cả hai bên cần ngồi lại để xác định một tiêu chuẩn chung, tiêu chuẩn ở giữa cho hai team là Qualified Lead chứ không phải Lead. Một LEAD được coi là Qualified (đủ chất lượng) khi đúng số điện thoại, đúng tên đăng ký, đúng nhu cầu cần tư vấn dịch vụ…

Từ Qualified Lead trở về trước là trách nhiệm của Marketing.

Từ Qualified Lead trở về sau là trách nhiệm của Sales.

Các KPI khác cần xét đến để củng cố quy trình:

– Marketing có thể mang về bao nhiêu Lead một tháng tương ứng với số lượng Sales

– Tỷ lệ Qualified Lead hay số lượng Qualified Lead Marketing cam kết là bao nhiêu.

– Thời gian phẩn bổ Lead cho đội Sales như thế nào?

– Số lượng Lead mỗi sales chăm sóc ra sao? Có hợp lý chưa? Quá nhiều hay quá ít?’

– Thời gian Sales phải tiếp cận Lead từ khi nhận được bởi Marketing là bao lâu?

– Với mỗi Khách hàng cần thực hiện tối đa bao nhiêu lần tiếp cận qua điện thoại?

– Bao nhiêu ngày thì kết thúc lộ trình chăm sóc một khách hàng?

– Trong bao lâu Sales không chăm sóc thì sẽ chuyển cho Sales khác?

– Thưởng phạt dựa trên đánh giá hiệu suất Sales & Marketing như thế nào?

– Lịch sử cuộc gọi và chăm sóc Lead của Sales có được kiểm tra ngẫu nhiên không?

– Báo cáo Sales & Marketing sẽ bao gồm những chỉ số nào?

– Cuối cùng doanh nghiệp cần có hệ thống báo cáo đưa ra KPIs hàng tháng, đánh giá hiệu suất theo ngày/tuần, của Marketing và của từng Sales về khối lượng và chất lượng. Báo cáo này nên realtime để người quản lý có thể quan sát được bất cứ khi nào mà không cần chờ nhân viên báo cáo.

Khi hoạt động này tạo ra kết quả tốt thì doanh nghiệp nên có BONUS (thưởng) cho cả hai team để giúp họ nhìn thấy được việc hợp tác là có LỢI ÍCH. Không ít doanh nghiệp chỉ chú ý đến bộ phận Kinh doanh và xem họ như “những ngôi sao” kiếm tiền về cho công ty mà quên mất rằng bộ phận Marketing cũng rất quan trọng khi mang về data khách hàng cho Sales chăm sóc.

Bộ phận này đã hỗ trợ rất nhiều cho bộ phận Sales để chốt được khách khi tìm đúng khách có nhu cầu, cung cấp thông tin ban đầu về sản phẩm để khách hàng thêm khả năng ra quyết định. Vì vậy, Marketing cũng hoàn toàn xứng đáng nhận BONUS từ doanh thu mang về.

Khi chủ doanh nghiệp ý thức được vai trò của hai team sẽ có sự đãi ngộ công bằng hơn, tạo động lực cho team Marketing làm việc hiệu quả hơn thay vì nghĩ chốt nhiều hay ít thì tôi có được tí nào đâu. Từ đó sẽ giúp hai team hợp tác với nhau nhiều hơn, tinh thần trách nhiệm sẽ cao hơn làm nền tảng Scale up cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

* Nguồn: Cafebiz